Accès aux commandes, aux données et à l’interface administrateur pour les employés commerciaux B2B

Si vous employez des employés commerciaux, vous pouvez leur donner un accès limité à votre interface administrateur Shopify à l’aide des autorisations des employés. Vos employés commerciaux peuvent ainsi passer des commandes et consulter les informations de compte de leurs clients attribués. Vos employés commerciaux peuvent également accéder à des données à jour sur les commandes, les clients, les produits, la tarification et le stock en un seul endroit.

Vous pouvez personnaliser les autorisations pour les différents membres de votre personnel de vente en fonction de leur rôle et des informations auxquelles ils doivent avoir accès.

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Configurer les employés commerciaux

Les autorisations du personnel prennent en charge tous les types de personnel de vente.

Les deux types de personnel de vente les plus courants pour les entreprises B2B sont les responsables des ventes et les représentants commerciaux :

Responsables des ventes : employés qui contrôlent les représentants commerciaux qui travaillent avec des emplacements d’entreprise spécifiques. Ils peuvent également être des administrateurs de boutique.
Représentants commerciaux : employés qui peuvent accéder uniquement aux emplacements d’entreprise et aux dossiers qui leur sont attribués. Vous pouvez également leur donner l’autorisation de modifier ou de créer des entreprises et des emplacements d’entreprise.

Vous pouvez contrôler le niveau des autorisations dont dispose chaque membre de vos employés commerciaux en créant et en attribuant des rôles d’utilisateur avec n’importe quelle combinaison d’autorisations, y compris les autorisations sur les Entreprises. Vous pouvez gérer ces autorisations en accédant à Paramètres > Utilisateurs > Rôles dans votre interface administrateur Shopify.

Les instructions suivantes concernent la création de rôles de responsable des ventes et de représentant commercial. Vous pouvez ajouter ou supprimer des autorisations en fonction de ce que vous voulez que les employés commerciaux puissent faire.

Vous pouvez attribuer des autorisations sur les Clients, les Commandes et les Commandes provisoires aux rôles créés pour les employés commerciaux, afin de leur permettre de consulter et de prendre des commandes, ainsi que de gérer les informations des personnes qui effectuent des achats au nom d’une entreprise ou d’un emplacement d’entreprise.

Il est conseillé d’éviter d’attribuer les autorisations sur les Analyses de données, le Marketing et l’Accueil, car ces pages contiennent des données de vente qui ne sont pas filtrées pour les emplacements d’entreprise auxquels ils sont attribués, même lorsque l’option Restreindre les autorisations aux emplacements d’entreprise attribués est active.

Configurer les autorisations du responsable des ventes

Les responsables des ventes sont les employés qui gèrent les employés commerciaux attribués à un emplacement d’entreprise. Au sein d’un emplacement d’entreprise, les responsables des ventes peuvent consulter et gérer la section Employés attribués pour n’importe quel emplacement d’entreprise.

Étapes :

Connectez-vous à n’importe quelle boutique de votre organisation.
Allez à Paramètres > Utilisateurs > Rôles.
Cliquez sur Ajouter un rôle.
Ajoutez un nom pour le rôle.
Dans la section Autorisations, utilisez le menu déroulant pour sélectionner un Rôle de l’organisation ou un Rôle de la boutique. Les utilisateurs disposant du rôle de l’organisation ont les mêmes autorisations dans toutes les boutiques de votre organisation. Les utilisateurs disposant du rôle de la boutique ont des autorisations dans les boutiques spécifiques que vous sélectionnez.
Dans la section Autorisations , cliquez sur Entreprises, puis attribuez au rôle au moins les autorisations suivantes :
1. Consulter les entreprises.
2. Attribuer des employés aux emplacements d’entreprise.
3. Restreindre les autorisations aux emplacements d’entreprise attribués, pour limiter l’accès des responsables des ventes aux seuls emplacements d’entreprise qui leur sont attribués.
Facultatif : vous pouvez également attribuer des autorisations supplémentaires, telles que sur les Clients, les Commandes, les Commandes provisoires ou toute autre autorisation des employés que vous souhaitez que le responsable des ventes possède.
Cliquez sur Enregistrer.
Cliquez sur Inviter un utilisateur, puis ajoutez les adresses e-mail des utilisateurs auxquels vous souhaitez attribuer ce rôle.
Dans la section Rôles et groupes, cliquez sur Attribuer, puis cliquez sur le rôle de responsable des ventes que vous venez de créer.
Facultatif : s’il s’agit d’un rôle de boutique, attribuez les boutiques spécifiques auxquelles vous souhaitez que le rôle et les autorisations de responsable des ventes s’appliquent, puis cliquez sur Terminé.

Configurer les autorisations du représentant commercial

Les représentants commerciaux sont souvent responsables d’un sous-ensemble spécifique d’entreprises et d’emplacements d’entreprise. Vous pouvez limiter leur affichage dans votre interface administrateur Shopify pour qu’ils ne voient que les informations pertinentes pour les emplacements d’entreprise qui leur sont attribués.

Étapes :

Connectez-vous à n’importe quelle boutique de votre organisation.
Allez à Paramètres > Utilisateurs > Rôles.
Cliquez sur Ajouter un rôle.
Ajoutez un nom pour le rôle.
Dans la section Autorisations, utilisez le menu déroulant pour sélectionner un Rôle de l’organisation ou un Rôle de la boutique. Les utilisateurs disposant du rôle de l’organisation ont les mêmes autorisations dans toutes les boutiques de votre organisation. Les utilisateurs disposant du rôle de la boutique ont des autorisations dans les boutiques spécifiques que vous sélectionnez.
Dans la section Autorisations , cliquez sur Entreprises , puis attribuez au rôle au moins les autorisations suivantes :
1. Consulter les entreprises.
2. Attribuer des employés aux emplacements d’entreprise.
3. Restreindre les autorisations aux emplacements d’entreprise attribués, pour limiter l’accès du représentant commercial aux seuls emplacements d’entreprise qui lui sont attribués.
Facultatif : vous pouvez également attribuer des autorisations supplémentaires, telles que sur les Clients, les Commandes et les Commandes provisoires, ou toute autre autorisation des employés que vous souhaitez que les représentants commerciaux possèdent.
Cliquez sur Enregistrer.
Cliquez sur Inviter un utilisateur, puis ajoutez les adresses e-mail des utilisateurs auxquels vous souhaitez attribuer ce rôle.
Dans la section Rôles et groupes, cliquez sur Attribuer, puis cliquez sur le rôle de représentant commercial que vous venez de créer.
Facultatif : s’il s’agit d’un rôle de boutique, attribuez les boutiques spécifiques auxquelles vous souhaitez que le rôle et les autorisations de représentant commercial s’appliquent, puis cliquez sur Terminé.
Facultatif : répétez ces étapes pour toutes les boutiques de la section Boutiques pour lesquelles vous souhaitez que les employés aient les autorisations de représentant commercial.

Attribuer des employés commerciaux à un emplacement d’entreprise

Les responsables des ventes, ou tout employé disposant de l’autorisation Attribuer des employés aux emplacements d’entreprise, peuvent attribuer un autre employé à des emplacements d’entreprise.

Lorsque vous sélectionnez Restreindre les autorisations aux emplacements d’entreprise attribués et que vous attribuez un employé à un emplacement d’entreprise, les employés commerciaux peuvent uniquement accéder aux informations relatives aux emplacements d’entreprise qui leur sont attribués dans les pages suivantes :

Clients
Commandes
Commandes provisoires
Entreprises

Toutes les autres pages de votre interface administrateur Shopify ne limiteront pas les informations par entreprise ou par emplacement d’entreprise. Le même personnel de vente peut être affecté à plusieurs emplacements d’entreprise. Vous pouvez affecter jusqu’à 10 membres du personnel de vente à chaque emplacement d’entreprise.

Étapes :

Connectez-vous à votre organisation et accédez à la boutique appropriée.
Depuis votre interface administrateur Shopify, accédez à Clients > Entreprises.
Cliquez sur l’entreprise à laquelle vous souhaitez affecter du personnel de vente.
Dans la section Emplacements, cliquez sur l’emplacement d’entreprise auquel vous souhaitez affecter du personnel de vente.
Dans la section Personnel affecté, cliquez sur l’icône .
Sélectionnez les membres du personnel que vous souhaitez affecter à l’emplacement d’entreprise. Vous pouvez sélectionner plusieurs membres du personnel.
Cliquez sur Enregistrer.

Affectation en bloc du personnel de vente à tous les emplacements d’entreprise

Vous pouvez affecter du personnel aux emplacements d’entreprise en bloc.

Étapes :

Connectez-vous à votre organisation et accédez à la boutique appropriée.
Depuis votre interface administrateur Shopify, accédez à Clients > Entreprises.
Cliquez sur l’entreprise à laquelle vous souhaitez affecter un ou plusieurs membres du personnel de vente.
Cliquez sur Modifier le personnel affecté.
Sélectionnez les membres du personnel que vous souhaitez affecter à tous les emplacements d’entreprise. Vous pouvez sélectionner plusieurs membres du personnel.
Cliquez sur Enregistrer.

Création de commandes et de commandes provisoires par le personnel de vente

Une fois que vous avez configuré les autorisations du personnel, les membres de votre personnel de vente peuvent se connecter et accéder à votre interface administrateur Shopify. Ils peuvent saisir dans Shopify les commandes passées par téléphone, par e-mail et en personne en utilisant les commandes provisoires.

Votre personnel de vente a accès à toutes vos données sur les produits, la tarification, les clients et le stock lors de la création de commandes provisoires dans votre interface administrateur Shopify. Il peut également voir si vous avez défini des règles commerciales qui s’appliquent aux commandes. Par exemple, si vous utilisez une appli pour personnaliser les options d’expédition offertes à des clients spécifiques, ces personnalisations sont également utilisées pour les commandes provisoires.

Lorsque la commande est terminée et prête à être envoyée au client, votre personnel de vente peut cliquer sur Envoyer la facture pour informer le client de la facture et lui permettre de vérifier et de passer sa commande à la page de paiement.

En savoir plus sur l’utilisation des commandes provisoires pour saisir les commandes B2B.