Bedrijfsentiteiten beheren

Naarmate je bedrijf groeit, kan je bedrijfsstructuur veranderen. Wanneer je bedrijf verandert, moet je de bedrijfsgegevens bijwerken die vereist zijn voor jouw bedrijfstype. Als je je bedrijf bijvoorbeeld uitbreidt naar internationale markten, dan moet je informatie verstrekken voor Shopify Payments voor de markten waar je naartoe uitbreidt.

Je kunt de bedrijfsgegevens van je winkel beheren in de sectie Bedrijfsgegevens op de pagina Instellingen > Algemeen van het Shopify-beheercentrum. Als je toegang hebt tot organisaties, kun je nieuwe zakelijke entiteiten beheren en toevoegen via de pagina Organisatie van het Shopify-beheercentrum.

Aandachtspunten

Neem de volgende aandachtspunten door voor het beheren van bedrijfsentiteiten vanuit je Shopify-beheercentrum:

• Je kunt producten van meerdere bedrijfsentiteiten in één winkel verkopen. Meer informatie over het beheren van internationale markten.
• De informatie die voor je entiteit is vereist, is afhankelijk van het land van waaruit je winkel opereert. Raadpleeg de lijst met vereisten voor elk ondersteund land voor Shopify Payments.
• Elke keer dat een gebruiker gevoelige informatie over je bedrijfsentiteit bekijkt, wordt de actie vastgelegd in het Activiteitenlogboek voor gebruikersbeheer op de pagina Gebruikers > Beveiliging in de instellingen van je Shopify-beheercentrum. Meer informatie over het Activiteitenlogboek voor gebruikersbeheer.
• Wanneer je verkoopt met bedrijfsentiteiten, moet je voor elke entiteit een nieuwe markt toevoegen.
• Informatie over zakelijke entiteiten wordt naar beoordelaars gestuurd om je bedrijf te verifiëren.
• Voor het toevoegen van nieuwe zakelijke entiteiten of het aanbrengen van wijzigingen is mogelijk aanvullende verificatie vereist.
• Als je winkel gebruikmaakt van financiële diensten zoals Shopify Payments, Shopify Balance, Shopify Capital of Shopify Credit, moet je alle financiële diensten deactiveren voordat je je zakelijke entiteit kunt wijzigen.
• Je officiële naam en vestigingsadres worden op je factuur weergegeven. Met de juiste naam en het juiste adres op je Shopify-factuur, kun je Shopify mogelijk als zakelijke uitgave declareren.

Vereisten voor gebruikerstoestemmingen

De volgende gebruikers kunnen bedrijfsentiteiten bekijken en beheren:

• De organisatie-eigenaar
• Gebruikers met de organisatierol Organisatiebeheerder
• Gebruikers met een rol die de toestemming bevat om zakelijke entiteiten te bekijken en te beheren

Als je winkel gebruikmaakt van financiële diensten zoals Shopify Payments, Shopify Balance, Shopify Capital of Shopify Credit, moet je alle financiële diensten deactiveren voordat je het land van je winkel in het Shopify-beheercentrum kunt wijzigen. Alleen de winkeleigenaar kan Shopify Payments deactiveren.

Een zakelijke entiteit toevoegen

Je kunt een nieuwe zakelijke entiteit toevoegen via Instellingen > Algemeen > Bedrijfsgegevens in het Shopify-beheercentrum, of via Instellingen > Organisatie als je deel uitmaakt van een organisatie. Je moet vermelden vanuit welk land je bedrijf opereert en hoe het bedrijf is geregistreerd.

De informatie die je aan je bedrijfsentiteit moet toevoegen, is afhankelijk van de volgende factoren:

• Het land van waaruit je bedrijf opereert
• Of je nu als particulier verkoopt of een geregistreerd bedrijf hebt
• Als je bedrijf is geregistreerd, het bedrijfstype dat je voert

Nadat je een bedrijfsentiteit hebt aangemaakt, kun je de bedrijfsentiteit bewerken om aanvullende gegevens toe te voegen, zoals personen en vereiste documentatie voor je bedrijfstype.

Een zakelijke entiteit toevoegen vanuit het Shopify-beheercentrum

Een zakelijke entiteit toevoegen vanuit je Shopify-organisatie

Bedrijfsentiteiten beheren

In aanmerking komende gebruikers kunnen de zakelijke entiteiten van je organisatie bekijken en beheren via de pagina Instellingen > Organisatie in het Shopify-beheercentrum. Je kunt de zakelijke entiteiten van een winkel bekijken en beheren via Instellingen > Algemeen in de sectie Bedrijfsgegevens.

Je bedrijfsentiteit moet de volgende informatie bevatten:

• Het land waarin je bedrijf actief is
• Het type bedrijf dat je runt
• De gegevens van je bedrijf, zoals de geregistreerde bedrijfsnaam en het adres
• Alle personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over het bedrijf
• Ondersteunende documentatie, inclusief overheidsidentificatie, voor het bedrijf en personen die aan het bedrijf zijn gekoppeld

De informatie die je in je Shopify-beheercentrum aan je bedrijfsentiteit toevoegt, moet exact overeenkomen met je juridische documentatie en identificatie. Als je ondersteunende documentatie bijvoorbeeld je bedrijfsnaam vermeldt als ‘Example123 Limited’, voer dan Example123 Limited in op het formulier.

Een bedrijfsentiteit bewerken

Je kunt de volgende gegevens van een bestaande bedrijfsentiteit bewerken op de pagina met gegevens:

• Bedrijfsgegevens zoals adres of bijnaam
• Personen die aan je bedrijf zijn gekoppeld
• Overheids-ID's
• Ondersteunende documentatie

Je kunt het bedrijfstype, het land of de persoon gekoppeld aan een individu of eenmanszaak niet wijzigen. Deze wijzigingen creëren een nieuwe zakelijke entiteit, wat leidt tot meerdere belastingformulieren en mogelijk extra verificatie vereist. Als je bedrijf is veranderd, bijvoorbeeld van een eenmanszaak in een besloten vennootschap, voeg dan in plaats daarvan een nieuw bedrijf toe en stel vervolgens de nieuwe zakelijke entiteit in voor de winkels die je wilt updaten.

Een entiteit kan aan meerdere winkels worden toegewezen. Wijzigingen aan een entiteit zijn van invloed op alle winkels waaraan de entiteit is toegewezen.

Land van bedrijf bewerken

Het adres van je winkel wordt gebruikt om de locatie van je winkel te bepalen. Als je het land van je winkel wijzigt, wordt er een nieuwe juridische entiteit aangemaakt, wat invloed kan hebben op de volgende gegevens:

• Je abonnementskosten en factureringsvaluta.
• De lokale taal en valuta van je winkel.
• Je belasting- en douaneverplichtingen.
• Beschikbaarheid van verzending.
• Je toegang tot Shopify-producten en -services.

Volgens de Servicevoorwaarden van Shopify ben je verplicht een correcte locatie te hanteren op basis van je huidige jurisdictie. Je winkeladres wordt geüpdatet zodat dit overeenkomt met het adres en land van je nieuwe juridische entiteit.

Als je winkel gebruikmaakt van financiële diensten zoals Shopify Payments, Shopify Balance, Shopify Capital of Shopify Credit, moet je alle financiële diensten deactiveren voordat je het land van je winkel in het Shopify-beheercentrum kunt wijzigen.

Een bedrijfsentiteit archiveren

Je kunt een bedrijfsentiteit archiveren via je Organisatie-instellingen. Gearchiveerde entiteiten zijn alleen-lezen en kunnen niet worden gebruikt voor winkels, markten, betalingen of andere Shopify-services zoals Shopify Balance of Shopify Capital. Je kunt geen bedrijfsentiteit archiveren die momenteel door winkels wordt gebruikt of wanneer er een uitbetaling in behandeling is.

Je kunt een bedrijfsentiteit op elk moment dearchiveren vanuit de weergave Gearchiveerd in je lijst met bedrijfsentiteiten.

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Instellingen > Organisatie.

2. Klik in de sectie Bedrijfsentiteiten op de naam van het bedrijf dat je wilt archiveren.

3. Klik op Archiveren.

4. Klik in het dialoogvenster Bedrijfsentiteit archiveren op Archiveren.

Om een gearchiveerde bedrijfsentiteit te dearchiveren, klik je op de naam van het bedrijf dat je wilt dearchiveren en vervolgens op Acties > Dearchiveren.

De standaard bedrijfsentiteit van een winkel instellen

Je kunt een standaard bedrijfsentiteit voor een winkel instellen op de pagina Instellingen > Algemeen in het Shopify-beheercentrum.

Als je winkel gebruikmaakt van financiële diensten zoals Shopify Payments, Shopify Balance, Shopify Capital of Shopify Credit, moet je alle financiële diensten deactiveren voordat je in het Shopify-beheercentrum van bedrijfsentiteit kunt wisselen. Alleen de winkeleigenaar kan Shopify Payments deactiveren.

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Instellingen > Algemeen.

2. Klik in de sectie Bedrijfsgegevens op ….

3. Klik op Wisselen.

4. Selecteer in het dialoogvenster Bedrijfsgegevens wijzigen een bedrijfsentiteit in de vervolgkeuzelijst.

5. Klik op Doorgaan.

Personen beheren

Als je bedrijf geen eenmanszaak is, voeg je alle personen toe die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over het bedrijf, inclusief de volgende soorten personen:

• Accountvertegenwoordiger: wijs één accountvertegenwoordiger toe. Dit is een geverifieerd persoon die bevoegd is om financiële beslissingen voor je bedrijf te nemen. Deze persoon kan een bedrijfseigenaar, leidinggevende of directeur zijn.
• Eigenaren: voeg alle eigenaren toe met een belang van 25% of meer.
• Directeuren van het bedrijf.

Je kunt personen die aan je bedrijf zijn gekoppeld, bekijken en beheren in het gedeelte Personen binnen een bedrijfsentiteit.

Als je bedrijfstype Individueel bedrijf of Eenmanszaak is, wordt de bedrijfseigenaar standaard als accountvertegenwoordiger toegewezen. Het gedeelte Personen wordt voor deze bedrijfstypen niet weergegeven in je Shopify-beheercentrum. In plaats daarvan kun je persoonlijke informatie beheren in het gedeelte Bedrijfsgegevens op de detailpagina van de bedrijfsentiteit.

Relatie tot bedrijfsgegevens

Wanneer je een persoon toevoegt aan een bedrijfsentiteit, moet je diens persoonlijke informatie toevoegen, zoals naam en geboortedatum, contactgegevens en woonadres. Je moet ook de relatie van de persoon tot het bedrijf definiëren. Je kunt voor elke persoon een of meer van de volgende rollen selecteren:

• Accountvertegenwoordiger
  • Je kunt maar één accountvertegenwoordiger aan een entiteit toevoegen.
• Leidinggevende
• Directeur
• Aandeelhouder
  • Als je Aandeelhouder selecteert, voer je het Aandelenpercentage in. Het totale aandelenpercentage voor alle personen in de entiteit mag niet meer dan 100 procent bedragen.

Een persoon toevoegen aan een bedrijfsentiteit

Je kunt een nieuwe persoon aan je bedrijfsentiteit toevoegen of een bestaande persoon uit een andere bedrijfsentiteit binnen je organisatie selecteren. Je kunt de contactgegevens van een persoon, de relatie tot je bedrijf en de ondersteunende documentatie beheren op de pagina met gegevens van de bedrijfsentiteit.

Stappen:

Personen kunnen aan meerdere bedrijfsentiteiten zijn gekoppeld. Wijzigingen in de gegevens van een persoon zijn van invloed op alle bedrijfsentiteiten waaraan ze zijn gekoppeld.

Een persoon verwijderen

Als een persoon geen zeggenschap meer heeft over je bedrijf, kun je diegene verwijderen uit de bedrijfsentiteit.

Stappen:

Elke bedrijfsentiteit moet één accountvertegenwoordiger hebben. Als je iemand verwijdert die als accountvertegenwoordiger was toegewezen, moet je een nieuwe accountvertegenwoordiger toewijzen.

Overheids-ID's beheren

Overheidsidentificatie kan vereist zijn voor zowel je bedrijf als voor personen in je bedrijf.

De vereiste identificatie en de geaccepteerde identificatietypen zijn afhankelijk van het land waar je winkel is gevestigd en van je bedrijfstype. Meer informatie over algemene vereisten en landspecifieke informatievereisten voor Shopify Payments.

Nadat je een land en het type overheids-ID hebt geselecteerd, voer je het identificatienummer in het veld in dat overeenkomt met de vereisten voor je selectie.

Legitimatiebewijs toevoegen

Nadat je het identificatienummer hebt ingevoerd, is het nummer standaard verborgen. Alleen bevoegde gebruikers kunnen het nummer zien.

Stappen:

Legitimatiebewijs bewerken

Alleen bevoegde gebruikers kunnen een bestaand overheids-ID voor je bedrijfsentiteit of voor personen in de entiteit updaten, zoals een identificatienummer.

Stappen:

Overheidsidentificatie verwijderen

Alleen bevoegde gebruikers kunnen overheids-ID's verwijderen die niet meer nodig zijn voor je bedrijfsentiteit of persoon.

Stappen:

Als je een overheids-ID uit je bedrijfsentiteit verwijdert, wordt dit niet meer weergegeven nadat je de pagina hebt verlaten. Om dit te herstellen, selecteer je Optionele velden weergeven, klik je op Bedrijfsinformatie toevoegen of Aanvullende informatie toevoegen en selecteer je vervolgens het type overheids-ID dat je wilt toevoegen.

Documenten beheren

Er is documentatie vereist voor zowel je bedrijf als voor de personen binnen je bedrijf. Welke documentatie nodig en geaccepteerd is, hangt af van het land van waaruit je bedrijf opereert en van je bedrijfstype. Meer informatie over algemene en landspecifieke informatievereisten voor Shopify Payments.

Nadat je een document hebt geüpload, kun je het document vervangen of verwijderen.

Een document toevoegen

Sommige soorten documentatie, zoals een rijbewijs, hebben een voor- en achterkant. Nadat je het documenttype hebt geselecteerd, wordt je gevraagd om één document of documenten voor zowel de voor- als de achterkant te uploaden.

Ga naar de sectie Documenten op de gegevenspagina van de entiteit of persoon om de documenten die je hebt geüpload te bekijken. Klik op de bestandslink om het documentbestand te bekijken.

Stappen:

Een document verwijderen

Je kunt een document verwijderen dat niet langer vereist is voor je bedrijfsentiteit of een persoon, of dat je hebt vervangen door bijgewerkte documentatie.

Stappen:

Gegevens van legitimatiebewijzen en documentatie bekijken

Het identificatienummer is standaard verborgen. Bevoegde gebruikers kunnen het identificatienummer tijdelijk zichtbaar maken.

Nadat je van de pagina weggaat, je browsertabblad sluit of de Shopify-app sluit, wordt het identificatienummer weer verborgen.

Elke keer dat een gebruiker gevoelige informatie over je bedrijfsentiteit bekijkt, wordt de actie vastgelegd in het Activiteitenlogboek voor gebruikersbeheer op de pagina Gebruikers > Beveiliging in de instellingen van je Shopify-beheercentrum. Meer informatie over het Activiteitenlogboek voor gebruikersbeheer.

Stappen: