Quản lý thực thể kinh doanh

Khi doanh nghiệp phát triển, cơ cấu doanh nghiệp có thể thay đổi. Khi đó, bạn cần cập nhật thông tin doanh nghiệp theo yêu cầu đối với loại hình doanh nghiệp của mình. Ví dụ: nếu mở rộng doanh nghiệp sang các thị trường quốc tế, bạn cần cung cấp thông tin cho Shopify Payments đối với những thị trường mà bạn đang mở rộng.

Bạn có thể quản lý thông tin doanh nghiệp của cửa hàng trong phần Chi tiết doanh nghiệp trên trang Cài đặt > Chung của trang quản trị Shopify. Nếu bạn có quyền truy cập vào tổ chức, thì bạn có thể quản lý và thêm các pháp nhân kinh doanh mới từ trang Tổ chức trong trang quản trị Shopify.

Những điểm cần lưu ý

Xem xét những điểm cần lưu ý sau để quản lý thực thể kinh doanh từ bảng điều khiển quản trị Shopify:

• Có thể bán sản phẩm từ nhiều thực thể kinh doanh trên cùng một cửa hàng. Tìm hiểu thêm về cách quản lý thị trường quốc tế.
• Thông tin cần thiết cho thực thể tùy thuộc vào quốc gia mà cửa hàng đang hoạt động. Tham khảo danh sách yêu cầu cho từng quốc gia được hỗ trợ đối với Shopify Payments.
• Mỗi khi người dùng tiết lộ thông tin nhạy cảm liên quan đến thực thể kinh doanh, hành động này sẽ được ghi lại trong Nhật ký hoạt động quản lý người dùng trên trang Người dùng > Bảo mật ở phần cài đặt trong bảng điều khiển quản trị Shopify. Tìm hiểu thêm về Nhật ký hoạt động quản lý người dùng.
• Khi bán hàng với các thực thể kinh doanh, bạn cần thêm thị trường mới cho từng thực thể.
• Thông tin của thực thể kinh doanh sẽ được gửi đến nhân viên đánh giá để xác minh doanh nghiệp của bạn.
• Bạn có thể sẽ cần xác minh bổ sung khi thêm thực thể kinh doanh mới hoặc thực hiện thay đổi.
• Nếu cửa hàng sử dụng các dịch vụ tài chính như Shopify Payments, Shopify Balance, Shopify Capital hoặc Shopify Credit, thì bạn cần hủy kích hoạt toàn bộ dịch vụ tài chính trước khi có thể thay đổi pháp nhân kinh doanh.
• Tên pháp lý và địa chỉ kinh doanh sẽ hiển thị trên hóa đơn. Với tên và địa chỉ chính xác ghi trên hóa đơn Shopify, bạn có thể tính khoản phí sử dụng Shopify là chi phí kinh doanh.

Yêu cầu về quyền của người dùng

Những người dùng sau có thể xem và quản lý thực thể kinh doanh:

• Chủ sở hữu tổ chức
• Người dùng có vai trò Quản trị viên tổ chức
• Người dùng có vai trò bao gồm quyền xem và quản lý các thực thể kinh doanh

Nếu cửa hàng sử dụng các dịch vụ tài chính như Shopify Payments, Shopify Balance, Shopify Capital hoặc Shopify Credit, thì bạn cần hủy kích hoạt toàn bộ dịch vụ tài chính trước khi có thể thay đổi quốc gia của cửa hàng trong trang quản trị Shopify. Chỉ chủ sở hữu cửa hàng mới có thể hủy kích hoạt Shopify Payments.

Thêm pháp nhân kinh doanh

Bạn có thể thêm thực thể kinh doanh mới tại mục Cài đặt > Chung > Thông tin doanh nghiệp trong trang quản trị Shopify hoặc tại mục Cài đặt > Tổ chức nếu bạn trực thuộc một tổ chức. Bạn cần cung cấp quốc gia nơi doanh nghiệp đang hoạt động và cách thức đăng ký doanh nghiệp.

Thông tin cần thêm vào thực thể kinh doanh sẽ tùy thuộc vào các yếu tố sau:

• Quốc gia mà doanh nghiệp đang hoạt động
• Bạn bán hàng với tư cách cá nhân hay đã có doanh nghiệp đã đăng ký
• Loại hình doanh nghiệp đang hoạt động (nếu là doanh nghiệp đã đăng ký)

Sau khi tạo thực thể kinh doanh, bạn có thể chỉnh sửa thực thể này để bổ sung chi tiết như các cá nhân và tài liệu bắt buộc đối với loại hình doanh nghiệp của mình.

Thêm pháp nhân kinh doanh từ trang quản trị Shopify

Thêm thực thể kinh doanh từ tổ chức Shopify

Quản lý thực thể kinh doanh

Người dùng đủ điều kiện có thể xem và quản lý các thực thể kinh doanh của tổ chức trên trang Cài đặt > Tổ chức trong trang quản trị Shopify. Bạn có thể xem và quản lý các thực thể kinh doanh của cửa hàng tại mục Cài đặt > Chung, trong phần Thông tin doanh nghiệp.

Thực thể kinh doanh phải bao gồm các thông tin sau:

• Quốc gia mà doanh nghiệp đang hoạt động
• Loại hình doanh nghiệp đang hoạt động
• Thông tin chi tiết về doanh nghiệp, chẳng hạn như địa chỉ và tên doanh nghiệp đã đăng ký
• Bất kỳ cá nhân nào nắm quyền sở hữu hoặc kiểm soát cuối cùng đối với doanh nghiệp
• Tài liệu hỗ trợ, bao gồm giấy tờ định danh của chính phủ, đối với doanh nghiệp và các cá nhân liên quan đến doanh nghiệp

Thông tin thêm vào thực thể kinh doanh trong bảng điều khiển quản trị Shopify phải khớp chính xác với tài liệu pháp lý và giấy tờ định danh. Ví dụ: nếu tài liệu hỗ trợ ghi tên doanh nghiệp là "Example123 Limited", hãy nhập Example123 Limited vào biểu mẫu.

Chỉnh sửa thực thể kinh doanh

Có thể chỉnh sửa bất kỳ thông tin chi tiết nào sau đây của thực thể kinh doanh hiện có từ trang chi tiết:

• Thông tin doanh nghiệp, chẳng hạn như địa chỉ hoặc biệt danh
• Những cá nhân liên quan đến doanh nghiệp
• Mã nhận dạng của chính phủ
• Tài liệu hỗ trợ

Bạn không thể thay đổi loại hình doanh nghiệp, quốc gia hoặc người liên kết với thực thể cá nhân hay hộ kinh doanh cá thể. Những thay đổi này sẽ tạo ra một thực thể kinh doanh mới, dẫn đến việc phải khai báo nhiều biểu mẫu thuế và có thể cần xác minh bổ sung. Nếu doanh nghiệp có sự thay đổi, ví dụ như chuyển từ hộ kinh doanh cá thể sang công ty tư nhân, hãy thêm doanh nghiệp mới, sau đó thiết lập thực thể kinh doanh mới trên mọi cửa hàng cần cập nhật.

Một pháp nhân có thể được gán cho nhiều cửa hàng. Các thay đổi đối với pháp nhân sẽ ảnh hưởng đến tất cả cửa hàng mà pháp nhân đó được gán.

Chỉnh sửa quốc gia của doanh nghiệp

Địa chỉ cửa hàng được dùng để xác định địa điểm cửa hàng. Việc thay đổi quốc gia của cửa hàng sẽ tạo một pháp nhân mới và có thể ảnh hưởng đến các chi tiết sau:

• Phí đăng ký và tiền tệ lập hóa đơn.
• Ngôn ngữ địa phương và tiền tệ của cửa hàng.
• Nghĩa vụ thuế và thuế hải quan.
• Tính khả dụng của dịch vụ vận chuyển.
• Quyền truy cập vào sản phẩm và dịch vụ của Shopify.

Điều khoản dịch vụ của Shopify yêu cầu duy trì địa điểm chính xác dựa trên khu vực pháp lý hiện tại. Địa chỉ cửa hàng sẽ cập nhật cho khớp với địa chỉ và quốc gia của pháp nhân mới.

Nếu cửa hàng của bạn sử dụng các dịch vụ tài chính như Shopify Payments, Shopify Balance, Shopify Capital hoặc Shopify Credit, bạn cần hủy kích hoạt tất cả dịch vụ tài chính trước khi có thể thay đổi quốc gia của cửa hàng trong trang quản trị Shopify.

Lưu trữ thực thể kinh doanh

Có thể lưu trữ thực thể kinh doanh từ cài đặt Tổ chức. Các thực thể đã lưu trữ ở trạng thái chỉ đọc và không thể dùng cho cửa hàng, thị trường, thanh toán hoặc dịch vụ Shopify khác như Shopify Balance hoặc Shopify Capital. Không thể lưu trữ thực thể kinh doanh đang được cửa hàng sử dụng hoặc khi có khoản thanh toán đang chờ xử lý.

Có thể hủy lưu trữ thực thể kinh doanh từ chế độ xem Đã lưu trữ trong danh sách thực thể kinh doanh bất kỳ lúc nào.

1. Trong bảng điều khiển quản trị Shopify, đi tới Cài đặt > Tổ chức.

2. Trong mục Thực thể kinh doanh, nhấp vào tên doanh nghiệp muốn lưu trữ.

3. Nhấp vào Lưu trữ.

4. Trong hộp thoại Lưu trữ thực thể kinh doanh, nhấp vào Lưu trữ.

Để hủy lưu trữ thực thể kinh doanh đã lưu trữ, hãy nhấp vào tên doanh nghiệp muốn hủy lưu trữ, sau đó nhấp vào Thao tác > Hủy lưu trữ.

Thiết lập thực thể kinh doanh mặc định của cửa hàng

Có thể đặt pháp nhân kinh doanh mặc định cho cửa hàng từ trang Cài đặt > Chung trong bảng điều khiển quản trị Shopify.

Nếu cửa hàng của bạn sử dụng các dịch vụ tài chính như Shopify Payments, Shopify Balance, Shopify Capital hoặc Shopify Credit, bạn cần hủy kích hoạt tất cả dịch vụ tài chính trước khi có thể chuyển đổi thực thể kinh doanh trong trang quản trị Shopify. Chỉ chủ cửa hàng mới có thể hủy kích hoạt Shopify Payments.

1. Từ trang quản trị Shopify, vào Cài đặt > Chung.

2. Trong phần Thông tin doanh nghiệp, nhấp vào ….

3. Nhấp vào Chuyển đổi.

4. Trong hộp thoại Chuyển đổi thông tin doanh nghiệp, chọn pháp nhân kinh doanh từ menu thả xuống.

5. Nhấp vào Tiếp tục.

Quản lý mọi người

Nếu doanh nghiệp không phải doanh nghiệp cá nhân, hãy thêm các cá nhân là người sở hữu hoặc nắm quyền kiểm soát cuối cùng đối với doanh nghiệp, bao gồm các đối tượng sau:

• Người đại diện tài khoản: Chỉ định một người đại diện tài khoản là người đã xác minh, có thẩm quyền đưa ra quyết định tài chính cho doanh nghiệp. Người này có thể là chủ doanh nghiệp, người điều hành hoặc giám đốc.
• Chủ sở hữu vốn cổ phần: Thêm tất cả chủ sở hữu có 25% vốn cổ phần trở lên.
• Giám đốc doanh nghiệp.

Có thể xem và quản lý những người liên kết với doanh nghiệp trong mục Mọi người thuộc một pháp nhân kinh doanh.

Nếu loại hình doanh nghiệp là Doanh nghiệp cá nhân hoặc Công ty tư nhân, chủ doanh nghiệp sẽ được chỉ định làm người đại diện tài khoản theo mặc định. Mục Mọi người sẽ không hiển thị trong bảng điều khiển quản trị Shopify cho các loại hình doanh nghiệp này. Thay vào đó, có thể quản lý thông tin cá nhân trong mục Thông tin doanh nghiệp trên trang chi tiết về pháp nhân kinh doanh.

Chi tiết mối quan hệ với doanh nghiệp

Khi thêm một người vào thực thể kinh doanh, cần bổ sung thông tin cá nhân của họ, chẳng hạn như tên và ngày sinh, thông tin liên hệ và địa chỉ cư trú. Bạn cũng cần xác định mối quan hệ của người đó với doanh nghiệp. Có thể chọn một hoặc nhiều vai trò sau cho mỗi người:

• Đại diện tài khoản
  • Chỉ có thể thêm một đại diện tài khoản cho mỗi thực thể.
• Người điều hành
• Giám đốc
• Chủ sở hữu cổ phần
  • Nếu chọn Chủ sở hữu cổ phần, hãy nhập Tỷ lệ cổ phần. Tổng tỷ lệ cổ phần của tất cả mọi người trong thực thể không được vượt quá 100 phần trăm.

Thêm người vào thực thể kinh doanh

Bạn có thể thêm người mới vào thực thể kinh doanh hoặc chọn một người hiện có từ thực thể kinh doanh khác trong tổ chức của bạn. Bạn có thể quản lý thông tin liên hệ của một người, mối quan hệ với công ty và tài liệu hỗ trợ từ trang chi tiết thực thể kinh doanh.

Các bước thực hiện:

Mọi người có thể liên kết với nhiều pháp nhân kinh doanh. Việc thay đổi đối với một người sẽ ảnh hưởng đến tất cả các pháp nhân kinh doanh mà họ liên kết.

Xóa một người

Nếu một người không còn quyền kiểm soát doanh nghiệp, có thể xóa họ khỏi thực thể kinh doanh.

Các bước thực hiện:

Mỗi thực thể kinh doanh phải có một người đại diện tài khoản. Nếu xóa người đã được chỉ định làm đại diện tài khoản, bạn phải chỉ định người đại diện tài khoản mới.

Quản lý mã nhận dạng do chính phủ cấp

Có thể cần có giấy tờ tùy thân do chính phủ cấp cho cả doanh nghiệp và những người trong doanh nghiệp.

Giấy tờ tùy thân bắt buộc và các loại giấy tờ tùy thân được chấp nhận phụ thuộc vào quốc gia nơi đặt cửa hàng và loại hình doanh nghiệp. Tìm hiểu thêm về yêu cầu chung và yêu cầu thông tin theo từng quốc gia đối với Shopify Payments.

Sau khi chọn quốc gia và loại mã nhận dạng do chính phủ cấp, nhập số nhận dạng vào trường khớp với yêu cầu cho lựa chọn đó.

Thêm thông tin định danh do chính phủ cấp

Sau khi nhập số nhận dạng, số này sẽ bị ẩn theo mặc định. Chỉ người dùng đủ điều kiện mới có thể xem số này.

Các bước thực hiện:

Chỉnh sửa thông tin định danh do chính phủ cấp

Chỉ người dùng đủ điều kiện mới có thể cập nhật thông tin nhận dạng do chính phủ cấp hiện có cho pháp nhân kinh doanh hoặc cho mọi người trong pháp nhân, ví dụ như số nhận dạng.

Các bước thực hiện:

Xóa thông tin định danh do chính phủ cấp

Chỉ người dùng đủ điều kiện mới có thể xóa thông tin nhận dạng do chính phủ cấp không còn cần thiết đối với pháp nhân kinh doanh hoặc cá nhân.

Các bước thực hiện:

Nếu bạn xóa mã nhận dạng do chính phủ cấp khỏi thực thể kinh doanh, mã này sẽ không hiển thị lại sau khi bạn rời khỏi trang. Để khôi phục mã, chọn Hiển thị trường không bắt buộc, nhấp vào Thêm thông tin doanh nghiệp hoặc Thêm thông tin bổ sung, sau đó chọn loại mã nhận dạng do chính phủ cấp bạn muốn thêm.

Quản lý tài liệu

Bắt buộc phải có tài liệu cho cả doanh nghiệp và những người trong doanh nghiệp. Tài liệu bắt buộc và tài liệu được chấp nhận tùy thuộc vào quốc gia nơi doanh nghiệp hoạt động và loại hình doanh nghiệp. Tìm hiểu thêm về yêu cầu thông tin chung và theo từng quốc gia đối với Shopify Payments.

Sau khi tải lên tài liệu, có thể thay thế hoặc xóa tài liệu đó.

Thêm tài liệu

Một số loại tài liệu, chẳng hạn như giấy phép lái xe, có cả mặt trước và mặt sau. Sau khi chọn loại tài liệu, bạn sẽ được nhắc tải lên một tài liệu hoặc cả mặt trước và mặt sau của tài liệu.

Để xem các tài liệu đã tải lên, hãy chuyển đến phần Tài liệu trên trang chi tiết của thực thể hoặc cá nhân. Để xem tệp tài liệu, hãy nhấp vào liên kết tệp.

Các bước thực hiện:

Xóa tài liệu

Có thể xóa tài liệu không còn cần thiết cho thực thể kinh doanh hoặc cá nhân hoặc tài liệu đã được thay thế bằng tài liệu cập nhật.

Các bước thực hiện:

Xem chi tiết thông tin định danh do chính phủ cấp và tài liệu

Số nhận dạng bị ẩn theo mặc định. Người dùng đủ điều kiện có thể hiển thị tạm thời số nhận dạng.

Sau khi bạn chuyển khỏi trang, đóng tab trình duyệt hoặc đóng ứng dụng Shopify, số nhận dạng sẽ quay lại trạng thái ẩn.

Mỗi khi người dùng tiết lộ thông tin nhạy cảm liên quan đến thực thể kinh doanh, hành động này sẽ được ghi lại trong Nhật ký hoạt động quản lý người dùng trên trang Người dùng > Bảo mật ở phần cài đặt trong bảng điều khiển quản trị Shopify. Tìm hiểu thêm về Nhật ký hoạt động quản lý người dùng.

Các bước thực hiện: